Stram styring

Av Christian Dietrichson

Meny Colosseum har til sammen 79 ansatte. Inge har ansvar for at alle får sin rettmessige lønn. Samtidig skal han sørge for at personalkostnadene holder seg innenfor budsjettet. De utgjør den største kostnadskomponenten bruttomarginen skal dekke, og noe som derfor må styres stramt.
Utfordringen blir adskillig enklere med et IT-verktøy å støtte seg til.
- NorgesGruppen bruker systemet Persona Time. Det er unikt og en gullgruve i driften, utbryter Inge.


Alle avvik skal med
Persona Time gir Inge en bred oversikt over driften. På PC'en får han frem arbeids- og bemanningsplaner, salgsbudsjetter og samt oversikter over lønn og andre personalkostnader.
Grunnbemanningsskjemaet rommer oversikten over hvor mye de ansatte skal arbeide i henhold til arbeidskontrakten og er en av bærebjelkene.
- Vi korrigerer skjemaet en gang i måneden ut fra hvem som har begynt og hvem som har sluttet i butikken.
Grunnbemanningsoversikten tas i bruk hver torsdag når arbeidsstyrken for kommende uke skal settes opp. Avvik fra skjemaet, som sykdom eller vaktbytte, legges inn slik at vaktlisten reflekterer virkeligheten.
Torsdagsrutinen kjøres for alle avdelinger. Inge får dermed frem de totale lønnskostnadene kommende uke som kommet og differensen i forhold til budsjettet.
- Vi kan se hvilke avvik før uken begynner og kan korrigere dem som bruker for mye.
Rema er kjent for sin strenge prosentuelle, økonomiske styring, også kalt PØS. Hos Meny virker prosentregimet ikke fullt så absolutt, men det er der likevel som mer enn en stille understrøm.
Inge håper årets nettoomsetning ender på 125 millioner. Meny-butikker med en omsetning mellom 100 og 150 millioner bør ha totale personalkostnader på ca. ni prosent av nettoomsetningen, lyder doktrinen fra sentralt hold. Hos Meny Colosseum ligger andelen på ni-tallet.


Sørger for buffer
I Persona Time ligger hele lovverket for ansettelse og lønn. Det sikrer at ansatte får det de har krav på etter reglene. Forutsetningen er at grunnbemanningsskjemaet er oppdatert.
- Systemet jukser ikke folk for det de skal ha for eksempel av tillegg og feriepenger. Denne sikkerheten er svært viktig, fremholder Inge.
Lønnsbudsjettet man opererer med i Persona Time utgjør 95 prosent av tilgjengelig budsjett. Det gir butikkene en buffer hvis lønnsøkninger, overtid, sykdom, ekstravakter og store høytider gir ekstraordinært høye personalkostander.
Inge ser daglig på hvilke avvik fra vaktlisten gårsdagen gav og endrer registreringen av kostnadene i henhold til det han finner. Slik får han oversikt over de reelle kostnadene ved å holde staben i gang.
- Det hender det er for mange på jobb i forhold til behovet. Da spør vi folk om de vil gå noen timer før slik at vi kan spare arbeidstimer. De aller fleste svarer ja.


Superbrukere
Inge har daglige morgenmøter med alle som begynner tidlig. Her snakker man om hva som skjedde igår, hvordan dagen ser ut og avvik fra budsjettet slik at kostnadsbevisstheten piffes opp.
- Hvem kan kjøre Persona Time utenom deg?
- Jeg har to assisterende butikksjefer som også kan systemet.
Avdelingslederne skal i utgangspunktet også arbeide med Persona Time, noe Inge er skeptisk til. Systemet stjeler tid som kan brukes bedre ute i avdelingene.
- Man får mest ut av systemet når jeg og de assisterende butikksjefene blir superbrukere.
Budsjettene sine har avdelingslederne imidlertid innsyn i. Inge driller dem i kostnadsbevissthet ved å spørre om de har prøvd rimeligere alternativer før de setter folk i arbeid som krever tillegg. Når slike likevel ikke er til å komme utenom, sikrer Persona Time at de blir godtgjort arbeidstageren.
- Vi hadde god styring av lønn og overtid også den gangen vi drev på papir. Det var likevel mulighet for å bomme.
Bruker man Persona Time flittig, eksisterer nesten ikke muligheten for å bomme på noen personalkostnad, er Inges overbevisning.
- Systemet brukes ikke like mye av alle butikksjefene i Meny. For dem som gjør det, er det penger å tjene.