Er du flink til å følge opp dine ansatte? En god oppfølging kan gi redusert sykefravær. Likevel kan dette være utfordrende i en hektisk hverdag.
Det tenkte bedriften Xtra Personell. Selv om bedriften allerede hadde et lavt sykefravær i 2009. Bedriften hadde klart å redusere fraværet gjennom en langsiktig satsing på oppfølging av sine ansatte.
Underveis i denne oppfølgingsprosessen vurderte bedriften å benytte en ekstern tjeneste for å oppnå enda bedre oppfølging. Fraværstelefonen, som er en tjeneste der syke får veiledning av sykepleiere på telefonen, eller ved at sykepleierne viser dem videre til en behandlende instans, inngår i dag blant flere tiltak i Xtra Personells satsing.
Korttidsfraværet gikk ned
Administrerende direktør Hanne Zimmermann forteller at det er utfordrende å måle effekten for hvert enkelttiltak, men er tydelig på at Fraværstelefonen gir uttelling.
– Korttidsfraværet har gått ned. Ordningen har hatt en ekstra god effekt på mandags- og fredagsfraværet. Vi opplever at det er lettere for helsepersonalet på Fraværstelefonen enn for våre egne vikarledere å spørre om årsaken til fraværet, og å kunne følge opp at folk raskt kommer tilbake på jobb igjen. Vikarene synes dessuten at det er greiere å fortelle om sykdommen til folk med helsefaglig bakgrunn, sier Zimmermann.
Får statistikk
Fra Fraværstelefonen får Xtra Personell statistikk på årsakene til fraværet, inkludert sykdommer, omsorg for sykt barn og lignende.
– Dette gir oss oversikt over hva vi må jobbe strategisk med, for å gjøre forholdene bedre både for vikarene og bedriften, sier Zimmermann.
Hun ser arbeidsplassen som en viktig arena for forebygging og oppfølging av sykefravær. Arbeidsgivere har et hovedansvar for oppfølgingsdialogen med den sykemeldte.
– Det er et viktig samfunnsansvar for å hindre unødig lange sykefravær. Sykefravær utgjør ikke minst en stor kostnadspost for arbeidsgivere, sier hun.
I henhold til Folketrygdlovens paragraf 8-19 skal arbeidsgiver betale sykepenger i et tidsrom på 16 dager før Folketrygden overtar. Går det mer enn 16 dager siden forrige fravær, nullstilles sykefraværstellingen, og arbeidsgiver må dekke 16 nye dager. I praksis tar arbeidsgiveren dermed regningen for nesten alt korttidsfravær.
Finner årsaken til fraværet
Ordningen med Fraværstelefonen fungerer slik at arbeidstakeren tar direkte kontakt med Fraværstelefonen fra første fraværsdag. Sykepleierne kartlegger deretter sykefraværet, og henviser til riktig behandlingsnivå. Samtalen inkluderer spørsmål angående symptomer og om fraværet er relatert til forhold på arbeidsplassen, noe som kan være vanskelig å ta opp direkte med lederen sin. Etter samtalen går umiddelbart en varsling per e-post eller sms til bedriften om fraværet. Ferdig utfylt egenmeldingsskjema på pdf blir tilsendt etter endt fravær.
Lege Jan Einar Vaage, som er administrerende direktør i Helsetelefonen, som Fraværstelefonen er en del av, forteller at fortrolig helseinformasjon ikke deles med arbeidsgiveren.
– Mange bedrifter kjenner ikke årsaken til sykefraværet. Det er et problem, ikke minst fordi syv til åtte prosent av medarbeiderne generelt sett står for 80 prosent av fraværet. Fraværstelefonen kartlegger disse problemområdene og rapporterer til oppdragsgiveren. Dette er avgjørende informasjon for at virksomheter kan utøve det samfunnsansvaret det er å holde folk i jobb og samtidig selv redusere den negative effekten av fraværet, sier Vaage.
Han legger til at medarbeidere med hyppig korttidsfravær har økt risiko for å ende opp i langtidsfravær, og at langtidssykemeldte har vanskelig for å komme tilbake i jobb igjen.
Fraværstelefonen gir råd og bistand hele døgnet. Ifølge Vaage er telefonen betjent av sykepleiere med minimum fem års erfaring fra sykehus og praksis fra akuttmedisin. I mange tilfeller kan råd og veiledning være tilstrekkelig. I andre tilfeller gir sykepleierne deg råd om hvem du bør kontakte for å få riktig hjelp.
Vaage forklarer at Helsetelefonen bruker det medisinske beslutningssystemet Clinical Assessment System (CAS) i sin analyse av innringernes problemstillinger. CAS er et IT-basert verktøy som strukturerer samtaleprosessen med pasienten. Basert på pasientens beskrivelse av symptomene, leder systemet sykepleieren frem til en anbefaling knyttet til pasientens helse. Systemet skal bidra til å kvalitetssikre de medisinske rådene sykepleieren gir. Rådene kan i tillegg dokumenteres gjennom opptak av samtalene med pasienten. Dette skal bidra til at man får god historikk på sykdomsbildet til pasienten. Sykepleier har taushetsplikt på lik linje som i norsk helsevesen.
– Systemet brukes for helsetelefontjeneste av myndighetene i Skottland, England, Irland, Wales, Portugal, Sør-Afrika, Sør-Amerika og Australia. Tjenesten er åpen for individuelle abonnenter, kunder av If og medlemmer av Volvat Medisinske Senter, forklarer Vaage.
Han legger til at det er en målsetning å utvikle Helsetelefonen til en nordisk tjeneste, og deretter at den skal bli Nordens ledende telefonhelsetjeneste.
– Et faglig råd med en rekke legespesialister, psykologer og sykepleiere bidrar til å videreutvikle og kvalitetssikre tjenesten, forteller Vaage.
– Klarert med Datatilsynet
I tråd med reglene for håndtering av pasientinformasjon, har Fraværstelefonen et eget lukket datasystem med pasientinformasjon. Informasjonen som distribueres til oppdragsgiver kommer derimot fra et annet datasystem, og er anonymisert, forteller Vaage.
– Vi er et helseforetak, på lik linje med sykehus, bedriftshelsetjeneste og lignende. Vår virksomhet er klarert med Datatilsynet, og alle regler følges til punkt og prikke, sier han.
Han forteller at i tillegg til at alle samtalene som kommer inn blir loggført og tapet, mottar Fraværstelefonen navn på alle ansatte.
– Men informasjonen til arbeidsgiver er alltid anonymisert, presiserer Vaage, som legger til at all statistikk arbeidsgiver mottar er anonym.
